Содержание
Восстановление информации в Excel
Опубликовано 01 Апр 2014Рубрика: Справочник Excel | 8 комментариев
Работая в Excel, вы несколько часов (дней, недель, месяцев, лет) вводили в таблицу базы данных информацию. И вдруг в один совсем не прекрасный день файл перестал открываться… Шок, растерянность, поиск сохраненных копий (если есть что искать), призывы о помощи…
Есть специальные программы, выполняющие восстановление информации в файлах Excel, но мы попробуем обойтись без них, используя лишь внутренние возможности самой программы MS Excel.
Причин порчи файлов может быть великое множество, и на них мы останавливаться не станем! Есть достаточно простой способ восстановления информации, который несколько раз помог мне решить подобную проблему достаточно быстро и просто. В этой статье я хочу им поделиться. Возможно, кому-нибудь из вас, уважаемые читатели, этот способ тоже пригодится, но лучше будет, если подобные проблемы никогда перед вами не возникнут.
Переходим к рассмотрению вопроса на небольшом примере.
Итак, у нас есть (точнее — был) в наличии файл «Источник.xls», состоящий из одного листа с базой данных в виде таблицы, которая содержит информацию о сборке изделий А01 тремя производственными участками по месяцам в течение года.
И вот этот файл перестал открываться.
Порядок действий.
1.
Создаем два новых файла в Excel, и называем их, например, «1.xls» и «2.xls».
2.
Открываем оба созданных файла Excel.
3.
В файле «1.xls» на листе «Лист1» выделяем диапазон пустых ячеек A1…E18. Выделенный диапазон должен быть заведомо больше, чем размер утерянной таблицы. Здесь придется напрячь память и вспомнить приблизительные размеры области листа, которую мы хотим восстановить.
Если выделите меньшую область, чем занимает восстанавливаемая информация, то придется повторить всю описываемую процедуру, выделив бóльшую область.
4.
Нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем «Копировать». Выделенный пустой диапазон оказывается скопированным в буфер обмена информации.
5.
Нажимаем кнопку главного меню «Окно» и переходим к файлу «2.xls», выбрав его на выпавшей вкладке.
6.
Выделяем на листе «Лист1» открывшегося файла «2.xls» верхнюю левую ячейку A1.
7.
Жмем вновь кнопку главного меню «Правка», выбираем в выпавшем меню «Специальная вставка».
8.
В открывшемся одноименном окне «Специальная вставка» нажимаем кнопку «Вставить связь».
9.
Снова нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем в выпавшем меню «Связи».
10.
В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Изменить».
11.
Для завершения процесса в выпавшем окне «Изменить источник:1.xls» указываем наш проблемный файл «Источник.xls» закрываем окно «Изменение связей».
В файле «2.xls» мы должны увидеть данные из испорченного файла. Выглядит восстановленная информация так, как показано на рисунке слева от этого текста.
12.
После восстановления информации следует отключить связь файла «2.xls» с файлом «Источник.xls». Для этого нажимаем кнопку главного меню «Правка» и в выпавшем меню выбираем «Связи».
13.
В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Разорвать связь» и закрываем окно.
Важно повторить все шаг в шаг и не игнорировать ни одно из перечисленных действий!
На этом восстановление информации завершено. Да, форматирование и формулы утеряны, но проблему решить удалось, и данные в виде значений получилось извлечь. Далее предстоит вручную заново отформатировать таблицу и восстановить формулы, но самое главное – объемная база данных исходных значений восстановлена!
Рассмотренный метод восстановления информации в Excel работает не во всех случаях. Мне, видимо, везло, и пару-тройку раз за последние десять лет он меня выручал.
Я думаю, вы поняли, что смысл описанных действий заключается в организации связи программными запросами MS Excel с данными внутри закрытого и заблокированного по неизвестным причинам файла. Если в результате порчи файла данные внутри остались неизмененными, с высокой степенью вероятности вы их извлечете.
Подписывайтесь
на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!!!
Уважаемые читатели, вопросы и отзывы об использовании на практике описанного метода восстановления информации в Excel пишите в комментариях. Ваши результаты – это ценный опыт для коллег, которые прочтут этот материал позже.
Другие статьи автора блога
На главную
—>
Статьи с близкой тематикой
Отзывы
Пошаговая инструкция: Как в Excel отобразить скрытые ячейки
В программе MO Excel есть функция, при использовании которой можно скрывать выбранные столбцы, строки или полностью страницы в книге. Лицензионную версию которой вы можете купить у нас со скидкой.
Для того чтобы скрывать или отображать ячейки используют одни и те же инструменты. Для доступа к данной функции используется панель инструментов или контекстное меню
.
Инструкция
- Для начала необходимо выделить нужные вам столбцы, либо строки. Для этого нужно выполнить следующие действия: наведите курсор на первую из нужных вам строк (столбцов), далее нажав и не отпуская левую клавишу мыши, переведите курсор на конечную строку (столбец). Так выделятся нужные вам ячейки.
- Далее нужно будет открыть вспомогательное меню, нажав правой клавишей мышки по ранее выделенным вами ячейкам. В открывшемся меню нажать «Скрыть».
Функция «Скрыть» Выделенные ранее ячейки будут скрыты. Для отображения ранее скрытых строк (столбцов) необходимо обозначить соседние с ними ячейки, далее также открыть вспомогательное меню и выбрать пункт «Отобразить».
Функция «Отобразить» - Если скрывать или отображать вы будете с помощью панели инструментов, тогда полностью выделять строки либо столбцы не следует, достаточно будет выделить ячейку, либо группу ячеек необходимых вам. После этого в окне программы откройте вкладку «Главная». Откройте меню, выберите пункт «формат» в блоке «ячейки».
- В открывшемся меню, в подгруппе «Видимость» нажмите «Скрыть или отобразить». В открывшемся вспомогательном списке команды расположенные выше полосы предназначены для скрытия ячеек. Выберите, подходящую в вашем случае, команду. Для того, чтобы скрыть целый лист никаких выделений в документе производить не нужно.
- Для отображения скрытых данных необходимо выделить соседние с ними видимые ячейки. Потом вызвать то же меню, что и в случае со скрытием, выбрать нужную вам команду. В случае, если вы хотите отобразить ранее скрытый лист, ничего не выделяя нажмите на строку «Отобразить лист», появится список возможных для отображения листов, в котором выберите нужный вам лист.
Приятной работы!
Видео: Как в Excel отобразить скрытые ячейки
15 простых приемов для эффективной работы в Excel
Microsoft Excel — программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых ее полезных возможностях.
AdMe.ru
собрал 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.
Мгновенное заполнение
Отличная функция, благодаря которой можно избавить себя от долгого заполнения одинаковых по своей сути форм. Например, у нас есть список из десятка фамилий и имен, который мы хотим сократить. И вот, чтобы не заполнять все поля заново, Excel (начиная с версии 2013) предлагает заполнить их сам.
Как перемещаться по файлам Excel
Очень часто при работе с программой приходится открывать огромное количество самых разных файлов. Чтобы быстро перемещаться между ними, достаточно нажать одновременно клавиши Ctrl + Tab
. Это, ко всему прочему, работает и в браузерах.
Как быстро перенести информацию
Если вам нужно быстро перенести ячейку или столбец, выделите их и наведите мышку на границу. Ждите, пока указатель сменится на другой. После этого можно смело перетаскивать их куда угодно. Для копирования ячейки или столбца нужно проделать то же самое, только с зажатой кнопкой Ctrl.
Как удалить пустые ячейки
Сделать это довольно просто: выделите нужный столбец, нажмите на вкладку Данные
и воспользуйтесь функцией Фильтр
. Теперь вы можете выбрать любой столбец и избавиться от пустых полей.
Как скрыть информацию
Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом. Выделите интересующую вас ячейку, перейдите в меню Формат
и нажмите Скрыть и отобразить
. Так вам откроются доступные функции.
Как быстро объединить текст из нескольких ячеек
Нажмите на ячейку, в которой вы хотите увидеть результат, и вбейте туда знак «=
». После этого выделите ячейки, которые хотите сложить, ставя перед каждой символ «&
».
Как изменить регистр всех слов
Вы легко можете поменять регистр всей текстовой информации, выбрав необходимую функцию. ПРОПИСН
— сделать все буквы прописными, ПРОПНАЧ
— сделать прописной первую букву в каждом слове. Функция СТРОЧН
, соответственно, делает все буквы строчными.
Как перейти к нужному листу
Все, кто работает с Excel ежедневно, знают, как трудно бывает найти нужный лист, особенно если их количество перевалило за 10. Для быстрого перемещения кликните правой кнопкой по кнопке прокрутки (она находится в нижней левой части экрана). Теперь вы можете перейти на любой нужный лист мгновенно.
Как быстро переименовать лист
Очень простая, но такая необходимая функция. Просто кликните 2 раза по названию листа и впишите новое имя.
Как создать маленькие диаграммы (спарклайны)
В Excel есть прикольная функция, которая позволяет вывести в столбце маленькую диаграмму, отображающую положение дел в других ячейках. Благодаря этой штуке вы наглядно можете показать клиенту или руководителю, что все ваши труды не напрасны и за этот год видны улучшения. Нажмите Вставка
, перейдите в группу Спарклайны
и выберите опцию График
или Гистограмма
(что больше нравится).
Как превратить строки в столбцы и наоборот
Бывает, что в самом начале работы с таблицей вы еще не можете представить, как лучше подать информацию — в ячейках или в столбцах. Функция транспонирования облегчит эту задачу. Выделите нужное количество ячеек и скопируйте их, зажав Ctrl + C
. Теперь нужно выбрать нужный столбец и вставить данные с опцией Транспонировать
.
Как выделить все ячейки
Чтобы выделить все ячейки, не нужно долго прокручивать мышкой. Достаточно будет нажать Ctrl + A
или специальную кнопку в углу листа.
Быстрый ввод данных в несколько ячеек
Выделите ячейки, даже несмежные, введите то, что вам нужно, и нажмите Ctrl + Enter
. Такой подход работает с датами, строками, числами и даже формулами. Этот способ позволяет сэкономить время как при вводе новых данных, так и при замене уже существующих.
Как восстановить файл, который вы не сохранили
Как же часто случается, что по забывчивости на вопрос: «Сохранить изменения?» — нажимаешь «Нет»! И вот вы уже думаете, что последняя пара часов ушла вникуда. Однако есть отличный шанс восстановить утраченное. В Excel 2010 нажмите на Файл
, выберите Последние
. В правом нижнем углу экрана появится опция Восстановить несохраненные книги
. В версии 2013 года путь такой: Файл
— Сведения
— Управление версиями
.