Решение проблемы с исчезновением строки формул в Excel

Восстановление информации в Excel

Опубликовано 01 Апр 2014Рубрика: Справочник Excel | 8 комментариев

Работая в Excel, вы несколько часов (дней, недель, месяцев, лет) вводили в таблицу базы данных информацию. И вдруг в один совсем не прекрасный день файл перестал открываться… Шок, растерянность, поиск сохраненных копий (если есть что искать), призывы о помощи…

Есть специальные программы, выполняющие восстановление информации в файлах Excel, но мы попробуем обойтись без них, используя лишь внутренние возможности самой программы MS Excel.

Причин порчи файлов может быть великое множество, и на них мы останавливаться не станем! Есть достаточно простой способ восстановления информации, который несколько раз помог мне решить подобную проблему достаточно быстро и просто. В этой статье я хочу им поделиться. Возможно, кому-нибудь из вас, уважаемые читатели, этот способ тоже пригодится, но лучше будет, если подобные проблемы никогда перед вами не возникнут.

Переходим к рассмотрению вопроса на небольшом примере.

Итак, у нас есть (точнее — был) в наличии файл «Источник.xls», состоящий из одного листа с базой данных в виде таблицы, которая содержит информацию о сборке изделий А01 тремя производственными участками по месяцам в течение года.

И вот этот файл перестал открываться.

Порядок действий.

1.
Создаем два новых файла в Excel,  и называем их, например, «1.xls» и «2.xls».

2.
Открываем оба созданных файла Excel.

3.
В файле «1.xls» на листе «Лист1» выделяем диапазон пустых ячеек A1…E18. Выделенный диапазон должен быть заведомо больше, чем размер утерянной таблицы. Здесь придется напрячь память и вспомнить приблизительные размеры области листа, которую мы хотим восстановить.

Если выделите меньшую область, чем занимает восстанавливаемая информация, то придется повторить всю описываемую процедуру, выделив  бóльшую область.

4.
Нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем «Копировать». Выделенный пустой диапазон оказывается скопированным в буфер обмена информации.

5.
Нажимаем кнопку главного меню «Окно» и переходим к файлу «2.xls», выбрав его на выпавшей вкладке.

6.
Выделяем на листе «Лист1» открывшегося файла «2.xls» верхнюю левую ячейку A1.

7.
Жмем вновь кнопку главного меню «Правка», выбираем в выпавшем меню «Специальная вставка».

8.
В открывшемся одноименном окне «Специальная вставка» нажимаем кнопку «Вставить связь».

9.
Снова нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем в выпавшем меню «Связи».

10.
В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Изменить».

11.
Для завершения процесса в выпавшем окне «Изменить источник:1.xls» указываем наш проблемный файл «Источник.xls» закрываем окно «Изменение связей».

В файле «2.xls» мы должны увидеть данные из испорченного файла. Выглядит восстановленная информация так, как показано на рисунке слева от этого текста.

12.
После восстановления информации  следует отключить связь файла «2.xls» с файлом «Источник.xls». Для этого нажимаем кнопку главного меню «Правка» и в выпавшем меню выбираем «Связи».

13.
В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Разорвать связь» и закрываем окно.

Важно повторить все шаг в шаг и не игнорировать ни одно из перечисленных действий!

На этом восстановление информации завершено. Да, форматирование и формулы утеряны, но проблему решить удалось, и  данные в виде значений получилось извлечь. Далее предстоит вручную заново отформатировать таблицу и восстановить формулы, но самое главное – объемная база данных исходных значений восстановлена!

Рассмотренный метод восстановления информации в Excel работает не во всех случаях. Мне, видимо, везло, и пару-тройку раз за последние десять лет он меня выручал.

Я думаю, вы поняли, что смысл описанных действий заключается в организации связи программными запросами MS Excel с данными внутри закрытого и заблокированного по неизвестным причинам файла. Если в результате порчи файла данные внутри остались неизмененными, с высокой степенью вероятности вы их извлечете.

Подписывайтесь


на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!!!

Уважаемые читатели, вопросы и отзывы об использовании на практике описанного метода восстановления информации в Excel пишите в комментариях. Ваши результаты – это ценный опыт для коллег, которые прочтут этот материал позже.

Другие статьи автора блога

На главную

—>

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

Работа в Excel с формулами и таблицами для чайников

Формула предписывает программе Excel порядок действий с числами, значениями в ячейке или группе ячеек. Без формул электронные таблицы не нужны в принципе.

Конструкция формулы включает в себя: константы, операторы, ссылки, функции, имена диапазонов, круглые скобки содержащие аргументы и другие формулы. На примере разберем практическое применение формул для начинающих пользователей.

Формулы в Excel для чайников

Чтобы задать формулу для ячейки, необходимо активизировать ее (поставить курсор) и ввести равно (=). Так же можно вводить знак равенства в строку формул. После введения формулы нажать Enter. В ячейке появится результат вычислений.

В Excel применяются стандартные математические операторы:

Оператор Операция Пример
+ (плюс) Сложение =В4+7
— (минус) Вычитание =А9-100
* (звездочка) Умножение =А3*2
/ (наклонная черта) Деление =А7/А8
^ (циркумфлекс) Степень =6^2
= (знак равенства) Равно
< Меньше
> Больше
<= Меньше или равно
>= Больше или равно
Не равно

Символ «*» используется обязательно при умножении. Опускать его, как принято во время письменных арифметических вычислений, недопустимо. То есть запись (2+3)5 Excel не поймет.

Программу Excel можно использовать как калькулятор. То есть вводить в формулу числа и операторы математических вычислений и сразу получать результат.

Но чаще вводятся адреса ячеек. То есть пользователь вводит ссылку на ячейку, со значением которой будет оперировать формула.

При изменении значений в ячейках формула автоматически пересчитывает результат.

Ссылки можно комбинировать в рамках одной формулы с простыми числами.

Оператор умножил значение ячейки В2 на 0,5. Чтобы ввести в формулу ссылку на ячейку, достаточно щелкнуть по этой ячейке.

В нашем примере:

  1. Поставили курсор в ячейку В3 и ввели =.
  2. Щелкнули по ячейке В2 – Excel «обозначил» ее (имя ячейки появилось в формуле, вокруг ячейки образовался «мелькающий» прямоугольник).
  3. Ввели знак *, значение 0,5 с клавиатуры и нажали ВВОД.

Если в одной формуле применяется несколько операторов, то программа обработает их в следующей последовательности:

  • %, ^;
  • *, /;
  • +, -.

Поменять последовательность можно посредством круглых скобок: Excel в первую очередь вычисляет значение выражения в скобках.

Как в формуле Excel обозначить постоянную ячейку

Различают два вида ссылок на ячейки: относительные и абсолютные. При копировании формулы эти ссылки ведут себя по-разному: относительные изменяются, абсолютные остаются постоянными.

Все ссылки на ячейки программа считает относительными, если пользователем не задано другое условие. С помощью относительных ссылок можно размножить одну и ту же формулу на несколько строк или столбцов.

  1. Вручную заполним первые графы учебной таблицы. У нас – такой вариант:
  2. Вспомним из математики: чтобы найти стоимость нескольких единиц товара, нужно цену за 1 единицу умножить на количество. Для вычисления стоимости введем формулу в ячейку D2: = цена за единицу * количество. Константы формулы – ссылки на ячейки с соответствующими значениями.
  3. Нажимаем ВВОД – программа отображает значение умножения. Те же манипуляции необходимо произвести для всех ячеек. Как в Excel задать формулу для столбца: копируем формулу из первой ячейки в другие строки. Относительные ссылки – в помощь.

Находим в правом нижнем углу первой ячейки столбца маркер автозаполнения. Нажимаем на эту точку левой кнопкой мыши, держим ее и «тащим» вниз по столбцу.

Отпускаем кнопку мыши – формула скопируется в выбранные ячейки с относительными ссылками. То есть в каждой ячейке будет своя формула со своими аргументами.

Ссылки в ячейке соотнесены со строкой.

Формула с абсолютной ссылкой ссылается на одну и ту же ячейку. То есть при автозаполнении или копировании константа остается неизменной (или постоянной).

Чтобы указать Excel на абсолютную ссылку, пользователю необходимо поставить знак доллара ($). Проще всего это сделать с помощью клавиши F4.

  1. Создадим строку «Итого». Найдем общую стоимость всех товаров. Выделяем числовые значения столбца «Стоимость» плюс еще одну ячейку. Это диапазон D2:D9
  2. Воспользуемся функцией автозаполнения. Кнопка находится на вкладке «Главная» в группе инструментов «Редактирование».
  3. После нажатия на значок «Сумма» (или комбинации клавиш ALT+«=») слаживаются выделенные числа и отображается результат в пустой ячейке.

Сделаем еще один столбец, где рассчитаем долю каждого товара в общей стоимости. Для этого нужно:

  1. Разделить стоимость одного товара на стоимость всех товаров и результат умножить на 100. Ссылка на ячейку со значением общей стоимости должна быть абсолютной, чтобы при копировании она оставалась неизменной.
  2. Чтобы получить проценты в Excel, не обязательно умножать частное на 100. Выделяем ячейку с результатом и нажимаем «Процентный формат». Или нажимаем комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+5
  3. Копируем формулу на весь столбец: меняется только первое значение в формуле (относительная ссылка). Второе (абсолютная ссылка) остается прежним. Проверим правильность вычислений – найдем итог. 100%. Все правильно.

При создании формул используются следующие форматы абсолютных ссылок:

  • $В$2 – при копировании остаются постоянными столбец и строка;
  • B$2 – при копировании неизменна строка;
  • $B2 – столбец не изменяется.

Как составить таблицу в Excel с формулами

Чтобы сэкономить время при введении однотипных формул в ячейки таблицы, применяются маркеры автозаполнения. Если нужно закрепить ссылку, делаем ее абсолютной. Для изменения значений при копировании относительной ссылки.

Простейшие формулы заполнения таблиц в Excel:

  1. Перед наименованиями товаров вставим еще один столбец. Выделяем любую ячейку в первой графе, щелкаем правой кнопкой мыши. Нажимаем «Вставить». Или жмем сначала комбинацию клавиш: CTRL+ПРОБЕЛ, чтобы выделить весь столбец листа. А потом комбинация: CTRL+SHIFT+»=», чтобы вставить столбец.
  2. Назовем новую графу «№ п/п». Вводим в первую ячейку «1», во вторую – «2». Выделяем первые две ячейки – «цепляем» левой кнопкой мыши маркер автозаполнения – тянем вниз.
  3. По такому же принципу можно заполнить, например, даты. Если промежутки между ними одинаковые – день, месяц, год. Введем в первую ячейку «окт.15», во вторую – «ноя.15». Выделим первые две ячейки и «протянем» за маркер вниз.
  4. Найдем среднюю цену товаров. Выделяем столбец с ценами + еще одну ячейку. Открываем меню кнопки «Сумма» — выбираем формулу для автоматического расчета среднего значения.

Чтобы проверить правильность вставленной формулы, дважды щелкните по ячейке с результатом.

Пропала строка формул в Excel

Пропажа строки формул

Собственно, пропасть строка формул может всего по двум основным причинам: изменение настроек приложения и сбой в работе программы. В то же время, эти причины подразделяются на более конкретные случаи.

Причина 1: изменение настроек на ленте

В большинстве случаев исчезновение строки формул связано с тем, что пользователь по неосторожности снял галочку, отвечающую за её работу, на ленте. Выясним, как исправить ситуацию.

  1. Переходим во вкладку «Вид»
    . На ленте в блоке инструментов «Показать»
    около параметра «Строка формул»
    устанавливаем флажок, если он снят.
  2. После этих действий строка формул вернется на свое прежнее место. Перезагружать программу или проводить какие-то дополнительные действия не нужно.

Причина 2: настройки параметров Excel

Ещё одной причиной исчезновение ленты может быть её отключение в параметрах Excel. В этом случае её можно включить таким же способом, как было описано выше, а можно произвести включение и тем же путем, которым она была отключена, то есть, через раздел параметров. Таким образом, пользователь имеет выбор.

  1. Переходим во вкладку «Файл»
    . Кликаем по пункту «Параметры»
    .
  2. В открывшемся окне параметров Эксель перемещаемся в подраздел «Дополнительно»
    . В правой части окна этого подраздела ищем группу настроек «Экран»
    . Напротив пункта «Показывать строку формул»
    устанавливаем галочку. В отличие от предыдущего способа, в этом случае нужно подтвердить изменение настроек. Для этого жмем на кнопку «OK»
    в нижней части окна. После этого строка формул будет включена снова.

Причина 3: повреждение программы

Как видим, если причина была в настройках, то исправляется она довольно просто. Намного хуже, когда исчезновение строки формул стало следствием сбоя работы или повреждения самой программы, а вышеописанные способы не помогают. В этом случае имеет смысл провести процедуру восстановления Excel.

  1. Через кнопку Пуск
    переходим в Панель управления
    .
  2. Далее перемещаемся в раздел «Удаление программ»
    .
  3. После этого запускается окно удаления и изменения программ с полным перечнем приложений, установленных на ПК. Находим запись «Microsoft Excel»
    , выделяем её и жмем на кнопку «Изменить»
    , расположенную на горизонтальной панели.
  4. Запускается окно изменения пакета Microsoft Office. Устанавливаем переключатель в позицию «Восстановить»
    и жмем на кнопку «Продолжить»
    .
  5. После этого выполняется процедура восстановления программ пакета Microsoft Office, в том числе и Excel. После её завершения проблем с показом строки формул быть не должно.

Как видим, строка формул может пропасть по двум основным причинам. Если это просто неправильно выставленные настройки (на ленте или в параметрах Excel), то вопрос решается довольно легко и быстро. Если же проблема связана с повреждением или серьезным сбоем в работе программы, то придется пройти процедуру восстановления.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации